“Sigan andando en sabiduría [...], comprándose todo el tiempo oportuno que queda.” (Colosenses 4:5)
UNA vez identificadas las actividades que usted desea realizar a lo largo del día, lo difícil es pasar de la teoría a la práctica. Esperamos que estas veinte sugerencias le ayuden a conseguirlo.
1 HAGA UNA LISTA DIARIA DE COSAS PENDIENTES. Numere las actividades según el orden en que las hará. Señale las que merecen que les dedique más tiempo. Tache las que vaya terminando. Pase a la lista del día siguiente las que no logró hacer.
2 SINCRONICE SUS CALENDARIOS. Si tiene un calendario en la computadora y otro en su dispositivo móvil, sincronícelos. No corra el riesgo de faltar a una cita por no haber revisado el calendario donde la anotó.
3 ESCRIBA UN PLAN DE ACCIÓN. Anote en el orden correspondiente los pasos necesarios para realizar cierta tarea.
4 SALVO EXCEPCIONES, PROGRAME LAS TAREAS MÁS IMPORTANTES PARA HACERLAS PRIMERO. Le será más fácil encontrar tiempo para las de menor importancia.
5 FÍJESE METAS REALISTAS. Por ejemplo, mejorar su habilidad en cierto trabajo está más a su alcance que llegar a ser presidente de su empresa.
6 RECONOZCA QUE NO TENDRÁ TIEMPO PARA TODO. Dé prioridad a las actividades que produzcan los resultados más importantes. ¿Y las tareas que son urgentes o que simplemente hay que hacer? Si no le queda otro remedio que hacerlas o no las puede delegar en alguien, vea si puede dedicarles menos tiempo. Algunas tareas sin importancia pueden esperar meses o quizás ni siquiera sea necesario realizarlas. Asigne el máximo tiempo posible a aquellas actividades que le ayuden a alcanzar sus metas, metas que guarden relación con lo que usted considera esencial.
7 APUNTE EN QUÉ INVIERTE EL TIEMPO. Hágalo durante una o dos semanas. ¿Pierde mucho tiempo en actividades sin importancia? ¿Son casi siempre las mismas personas quienes lo interrumpen? ¿Suelen producirse las interrupciones a ciertas horas o en ciertos días de la semana en particular? Elimine las actividades que se han ido introduciendo en su vida y le hacen perder tiempo.
8 PROGRAME MENOS. Si planea hacer la compra, arreglar el auto, tener invitados, ver una película y ponerse al corriente con la lectura —todo en un mismo día—, probablemente se sentirá estresado y no disfrutará de ninguna de esas actividades.
9 REDUZCA AL MÁXIMO LAS INTERRUPCIONES. Reserve un tiempo todos los días en el que no permita interrupciones a menos que sea absolutamente necesario. De ser posible, desconecte el teléfono y desactive las ventanas emergentes (pop-ups) y otros avisos electrónicos que tiendan a interrumpir su trabajo.
10 PROGRAME EL TRABAJO MÁS DIFÍCIL PARA LAS HORAS EN QUE SE SIENTA MÁS DESPEJADO Y CON MÁS ENERGÍAS.
11 REALICE CUANTO ANTES LAS TAREAS QUE MENOS LE GUSTAN. Cuando se las haya sacado de encima, se sentirá con más energías para ir realizando las otras.
12 DEJE UN MARGEN DE TIEMPO PARA IMPREVISTOS. Si piensa que puede llegar a un sitio en quince minutos, prometa estar allí dentro de veinticinco. Si cree que cierta cita le tomará una hora, reserve para ella una hora y veinte minutos. Deje una parte del día sin programar.
13 APROVECHE LOS MOMENTOS. Escuche las noticias o una grabación mientras se afeita. Lea mientras viaja en el tren o lo espera. Claro, también puede usar ese tiempo para relajarse. Pero no lo desperdicie, ya que después se mortificará por el tiempo que ha perdido.
14 APLIQUE LA REGLA DEL 80/20.* En su lista de cosas pendientes, ¿son más o menos dos de cada diez las esenciales? ¿Hay tareas que pueden quedar prácticamente terminadas con solo dar atención a sus aspectos más importantes?
15 ANOTE CADA TAREA EN UNA TARJETA O UN PAPELITO cuando se vea abrumado de trabajo. Luego separe las tarjetas en dos grupos: “Hoy” y “Mañana”. Al día siguiente haga lo mismo.
16 TÓMESE TIEMPO LIBRE PERIÓDICAMENTE PARA “RECARGAR LAS PILAS”. Suele ser más productivo regresar al trabajo con la mente y el cuerpo descansados que hacer horas extras.
17 ANOTE LO QUE PIENSA. Cuando tenga un problema, apúntelo; luego escriba por qué le inquieta y anote todas las soluciones que se le ocurran.
18 NO SEA PERFECCIONISTA. Reconozca cuándo es tiempo de dejar una tarea y pasar a la siguiente.
19 TRABAJE DE MODO PROFESIONAL. No espere a tener ganas de trabajar, simplemente ponga manos a la obra.
20 SEA FLEXIBLE. Estas no son reglas fijas, solo son sugerencias. Pruébelas, vea lo que le funciona y adapte las ideas a sus circunstancias y necesidades.
[Nota]*
Esta regla, conocida también como el principio de Pareto, proviene en parte de los trabajos de Vilfredo Pareto, economista italiano del siglo XIX. La idea es que el 80% de los resultados generalmente se obtienen con el 20% del esfuerzo. Se ha aplicado a muchos campos, pero veamos un ejemplo sencillo: cuando se pasa la aspiradora por una alfombra, el 80% de la suciedad recogida procede por lo general del 20% de la alfombra, es decir, de la parte que más se pisa.
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